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Política de privacidad y seguridad

Nombre e identificación de la empresa:

El presente política pertenece a la empresa Productos el Caribe S.A., que actualmente maneja sus bases de datos y está sometida a políticas y procedimientos de protección de datos personales.
La empresa mencionada es la siguiente:
• NOMBRE: Productos el Caribe S.A.
• NIT: 800. 229.063-0
• Dirección: Carrera 52 no. 7 sur-73, Medellín.
• Teléfono: +574-2850177
• Correo electrónico: servicioalcliente@productoselCaribe.com
• Página web: http://www.productoselCaribe.com/

Objeto:

Las presentes políticas tienen por objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad Productos el Caribe S.A., o cuyo tratamiento ha sido encargado a éste, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.

Objeto:

El ámbito de aplicación de estas políticas de conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales registrados en todas las base de datos de propiedad de Productos el Caribe S.A., o cuyo tratamiento ha sido encargado a éste.
Las presentes políticas aplicarán al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
El régimen de protección de datos personales que se establece en las presentes políticas no será de aplicación de:
a. Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley;
b. Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;
c. Las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia;
d. Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales;
e. Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008;
f. Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

Definiciones:

 a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
g. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
i. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
j. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
k. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Bases de datos en las que productos el Caribe actúa como responsable y encargado del tratamiento:

En el Tratamiento de los datos contenidos en las siguientes Bases de Datos, Productos el Caribe S.A. actúa tanto en calidad de “Responsable”, toda vez que es quien recauda la información y toma las decisiones sobre el Tratamiento de los datos, como en calidad de “Encargado”, en la medida en que es quien realiza el Tratamiento de los datos.

Base de datos empleados:

Descripción: Esta base de datos corresponde a la información que se recolecta sobre los devengos y deducciones de los trabajadores de PRODUCTOS EL CARIBE. Es manejada por el Área de Nomina. Contenido: Los datos que se recopilan en esta base de datos son los siguientes: Nombre, identificación, salario, devengos, deducciones, dirección de residencia, teléfono, email, fecha nacimiento, estado civil, número de cuenta bancaria. Forma en la que se recopilan los datos: Esta base de datos se alimenta de los reportes que entrega el Área de Nómina de PRODUCTOS EL CARIBE. Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de enviar reportes a Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, a la Secretaria de Hacienda Distrital y en general entidades tributarias, en cumplimiento de la normatividad colombiana. Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento:
  • Se recolecta la información.
  • Se almacena en un archivo electrónico.
  • Se actualiza la información.
  • Se hace una copia de seguridad.
  • Se circula internamente entre las Áreas de Nómina y Contabilidad de Productos el Caribe S.A.
  • Se usa para enviar reportes a DIAN, a la Secretaria de Hacienda Distrital y en general entidades tributarias.
  • Es de uso exclusivo de Productos el Caribe S.A. y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto.
  • No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros.
  • No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en estas políticas.
Vigencia: Esta Base de Datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado y Productos el Caribe S.A., y por diez (10) años más contados a partir de la fecha de liquidación del contrato.

Base de datos proveedores:

Descripción: Esta base de datos corresponde a la información que se recauda de las personas naturales y jurídicas que ofrecen, prestan servicios o venden productos a Productos el Caribe S.A. Esta base de datos es manejada por las áreas de Auditoría, Contabilidad y Compras.
Contenido: Los datos que se recopilan en esta base de datos son: Nombre, identificación, régimen tributario, valor de compras, formas de pago, dirección, teléfono, email, cuenta bancaria, establecimientos de comercio, estado de pedidos, email.
Forma en la que se recopilan los datos: Esta base de datos se alimenta de los reportes que entrega el Área de Compras de PRODUCTOS EL CARIBE.
Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de llevar un control de los proveedores, facturarles los servicios o productos adquiridos, llevar control de pagos y de niveles de compras, y enviar reportes a DIAN, Secretaria de Hacienda Distrital y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana.
Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento:

  • Se recolecta la información.
  • Se almacena en un archivo electrónico.
  • Se actualiza la información.
  • Se hace una copia de seguridad.
  • Se circula internamente entre las áreas de Compras, Contabilidad, y Auditoria.
  • Se usa para enviar reportes a DIAN, a la Secretaria de Hacienda Distrital y en general entidades tributarias.
  • Es de uso exclusivo de PRODUCTOS EL CARIBE y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto.
  • No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros.
  • No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en estas políticas.

Vigencia: Esta Base de Datos estará vigente mientras permanezca vigente la relación comercial con el proveedor, y por 10 años adicionales contados a partir de la fecha de última factura o liquidación de contrato respectivo.

Base de datos de clientes:

Descripción: En esta base de datos se maneja la información de los clientes de Productos el Caribe S.A. Internamente, esta base de datos es manejada por el área de Comercial y de Informática.
Contenido: Los datos que se recopilan por Productos el Caribe S.A. de los clientes, personas naturales, son los siguientes: Nombre, identificación, régimen tributario, valor de compras, formas de pago, dirección, teléfono, email, establecimientos de comercio, estado de pedidos.
Forma en la que se recopilan los datos: Los datos de los clientes, personas naturales, para esta base de datos son tomados por Productos el Caribe S.A. al momento de crear los clientes en base de datos y facturar sus compras
Finalidad: Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de facturar los productos adquiridos por el cliente, hacerle seguimiento a la relación comercial entre el cliente y PRODUCTOS EL CARIBE S.A. y atender eficientemente los clientes a nivel nacional.
Tratamiento: Esta Base de Datos es objeto del siguiente tratamiento:

  • Se recolecta la información.
  • Se almacena en un archivo electrónico.
  • Se actualiza la información.
  • Se hace una copia de seguridad.
  • No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros.
  • No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en estas políticas.
  • Dicha información es de uso exclusivo de PRODUCTOS EL CARIBE S.A. y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto.

Vigencia: Esta información es mantenida en las bases de datos durante la vigencia de la relación comercial con los clientes y por 10 años más, contados a partir de la expedición de la última factura de compra.

Autorización para el tratamiento de datos:

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública. Para obtener la autorización, es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y expresa lo siguiente: El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo; El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012; La identificación, dirección física o electrónica de Productos el Caribe S.A. La Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, facturas o cupones seriados, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps. En todos los casos, se debe dejar prueba del cumplimiento de los puntos anteriores. La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.

Autorización para tratamiento de datos sensibles:

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos: La autorización debe ser explícita; Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información; Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (nna):

Cuando se trate de la recolección y Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos: La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA. PRODUCTOS EL CARIBE S.A. debe asegurar que el Tratamiento de los Datos Personales de los NNA será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal del NNA.

Transferencias nacionales o internacionales de datos personales:

Productos el Caribe S.A. podrá realizar transferencias de datos a otros Responsables del Tratamiento cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

Transmisiones nacionales o internacionales de datos personales:

Productos el Caribe S.A. podrá enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

  • Cuando cuente con autorización de Titular.
  • Cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos o el documento que haga sus veces.

Derechos de los titulares de los datos:

Los Derechos que poseen los Titulares de los Datos son:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política de Colombia;
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Procedimiento para que los titulares puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización:

a. Consulta de información: Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal que repose de ellos en las Bases de Datos aquí descritas. Productos el Caribe S.A. deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por medio de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la persona indicada en el capítulo 6 de las presentes políticas. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en estas políticas que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Productos el Caribe S.A. podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
b. Reclamos: El Titular, de los datos sus causahabientes, sus representantes o apoderados que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable, podrán presentar un reclamo ante Productos el Caribe S.A., de acuerdo con el siguiente procedimiento: El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica dirigida a Productos el Caribe S.A., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

Designación de dependencia o persona encargada del trámite para que el titular de los datos ejerza sus derechos de peticiones, consultas y reclamos:

La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás titulares de los datos personales que maneja productos el Caribe S.A. en sus bases de datos, será servicio al cliente de Productos el Caribe S.A. La persona encargada será: ALEJANDRA MARCELA RODRÍGUEZ VILLA, sus datos de contacto son:

Modelo de aviso de privacidad:

Esta leyenda se encuentra impresa en todos los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta información de los trabajadores, clientes, proveedores y demás titulares de los datos personales que maneja Productos el Caribe S.A. Cuando se recolectan de manera verbal, esta leyenda es comunicada al Titular de igual forma, y de la autorización se deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.
“Aviso de Privacidad:
Declaro bajo la gravedad de juramento que todos los datos aquí contenidos son exactos y veraces y que la empresa ____________ (NIT:___________), me ha informado de manera previa y expresa que: i) Los datos personales suministrados por mí serán utilizados por la empresa ______________ para las siguientes finalidades: ____________________________________________; ii) mis datos serán objeto del siguiente tratamiento: _____________________________; iii) el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de mis datos serán __________________________; iv) tengo derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión, presentar quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, respecto de los datos suministrados; v) puedo conocer las Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de los Datos de la empresa _________________ a través del siguiente link: http:__________________; vi) los datos de contacto de la empresa __________________ son los siguientes: Atn. _______, mail_____________, tel ________, fax: ________, y dirección: ____________.
Autorización:
En los anteriores términos, autorizo expresamente de manera libre, previa, voluntaria y debidamente informada, a la empresa _______________, con NIT. ______________, para que realice el Tratamiento de mis datos, de acuerdo con las finalidades y condiciones mencionadas en el aviso de privacidad.”
Firma________________
Fecha:_______________”

Medidas de seguridad aplicadas al tratamiento de las bases de datos:

Productos el Caribe S.A. adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el Personal que tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información.
 
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el Programa Integral de Gestión de Datos Personales de Productos el Caribe S.A.

Fecha de entrada en vigencia:

El Tratamiento de los Datos Personales será desde el inicio del Evento hasta el día en que  se disuelva y se liquide o hasta que Productos el Caribe S.A. le termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.

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